Ψηφιακά συμβόλαια και e-υπογραφή: τι ισχύει νομικά στην Ελλάδα

Τα ψηφιακά συμβόλαια και η ηλεκτρονική υπογραφή έχουν αλλάξει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο ιδιοκτήτες, ενοικιαστές και property managers οργανώνουν τις συμφωνίες τους.

Ένα μισθωτήριο ή ιδιωτικό συμφωνητικό μπορεί να προετοιμαστεί, να υπογραφεί και να αποθηκευτεί ψηφιακά, μειώνοντας τις εκτυπώσεις, τις μετακινήσεις και την ανταλλαγή εγγράφων μέσω email. Ωστόσο, το γεγονός ότι ένα έγγραφο είναι ψηφιακό δεν σημαίνει από μόνο του ότι καλύπτει κάθε νομική απαίτηση.

Το κρίσιμο είναι να γνωρίζεις ποια μορφή ηλεκτρονικής υπογραφής χρησιμοποιείται, ποιο είδος εγγράφου υπογράφεται και αν απαιτείται κάποια πρόσθετη διαδικασία.

Σημαντικό: Το άρθρο παρέχει γενική ενημέρωση και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Για συγκεκριμένο μισθωτήριο, ιδιωτικό συμφωνητικό ή ειδική περίπτωση, χρειάζεται έλεγχος από δικηγόρο ή άλλο αρμόδιο επαγγελματία.

Τι είναι ένα ψηφιακό συμβόλαιο

Ψηφιακό συμβόλαιο είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που περιλαμβάνει τους όρους μιας συμφωνίας και μπορεί να υπογραφεί ή να επιβεβαιωθεί ηλεκτρονικά από τα συμβαλλόμενα μέρη.

Στη διαχείριση ακινήτων, ένα ψηφιακό έγγραφο μπορεί να αφορά:

• μισθωτήριο
• τροποποίηση μίσθωσης
• ιδιωτικό συμφωνητικό
• παράδοση ή παραλαβή ακινήτου
• συμφωνία για συγκεκριμένη εργασία
• εξουσιοδότηση
• δήλωση αποδοχής όρων
• έγγραφο που σχετίζεται με τη διαχείριση μιας μίσθωσης

Η ψηφιακή μορφή διευκολύνει τη δημιουργία, την αποστολή και την αποθήκευση του εγγράφου. Δεν αντικαθιστά όμως τις ουσιαστικές προϋποθέσεις μιας έγκυρης συμφωνίας, όπως η ταυτοποίηση των μερών, η συναίνεση και το νόμιμο περιεχόμενο.

Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή

Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ηλεκτρονικά δεδομένα που συνδέονται με ένα έγγραφο και χρησιμοποιούνται από ένα πρόσωπο για να δηλώσει ότι υπογράφει ή εγκρίνει το περιεχόμενό του.

Ο ευρωπαϊκός Κανονισμός eIDAS διακρίνει διαφορετικά επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής. Σε γενικές γραμμές, η διάκριση αφορά:

• απλή ηλεκτρονική υπογραφή
• προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή
• εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή

Δεν έχουν όλες οι μορφές τα ίδια τεχνικά χαρακτηριστικά ή το ίδιο επίπεδο ταυτοποίησης. Επομένως, πριν επιλέξεις μία λύση, πρέπει να γνωρίζεις τι ακριβώς παρέχει και για ποια χρήση προορίζεται.

Πότε η e-υπογραφή είναι ισοδύναμη με ιδιόχειρη

Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι η μορφή που έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη υπογραφή, όταν πληρούνται οι σχετικές προϋποθέσεις.

Αυτό σημαίνει ότι η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διαδικασίες όπου απαιτείται υπογραφή φυσικού προσώπου, χωρίς να είναι απαραίτητη η εκτύπωση του εγγράφου μόνο και μόνο για να υπογραφεί χειρόγραφα.

Η ισοδυναμία αυτή δεν σημαίνει ότι κάθε ηλεκτρονικό «κλικ» ή κάθε εικόνα υπογραφής είναι εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Η τεχνολογία, ο πάροχος υπηρεσίας, το πιστοποιητικό και η διαδικασία ταυτοποίησης έχουν σημασία.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε εικόνα υπογραφής και e-υπογραφή

Μία εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής, τοποθετημένη μέσα σε ένα PDF, δεν είναι το ίδιο πράγμα με μία εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή.

Η εικόνα υπογραφής μπορεί να δείχνει ότι ένα έγγραφο υπογράφηκε, αλλά από μόνη της δεν παρέχει απαραίτητα τις ίδιες εγγυήσεις για:

• την ταυτοποίηση του υπογράφοντος
• την ακεραιότητα του εγγράφου
• την ανίχνευση αλλαγών μετά την υπογραφή
• τον χρόνο υπογραφής
• τη σύνδεση της υπογραφής με το συγκεκριμένο έγγραφο

Αντίθετα, μία κατάλληλη υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής μπορεί να παρέχει τεχνικά στοιχεία και πιστοποιήσεις που βοηθούν στην επαλήθευση της διαδικασίας.

Για αυτόν τον λόγο, δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ο όρος «e-υπογραφή» για κάθε ψηφιακή εικόνα ή κάθε ηλεκτρονική επιβεβαίωση.

Τι ισχύει για μισθωτήρια και ιδιωτικά συμφωνητικά

Για μία μίσθωση, δεν αρκεί να υπάρχει μόνο ένα αρχείο PDF. Το έγγραφο πρέπει να περιγράφει με σαφήνεια τη συμφωνία και να συνδέεται με τα σωστά στοιχεία των μερών και του ακινήτου.

Πριν από την υπογραφή, έλεγξε ότι αναφέρονται σωστά:

• τα στοιχεία ιδιοκτήτη και ενοικιαστή
• η περιγραφή του ακινήτου
• η διάρκεια της μίσθωσης
• το μίσθωμα και οι ημερομηνίες πληρωμής
• η εγγύηση, όπου προβλέπεται
• οι βασικές υποχρεώσεις των μερών
• η χρήση του ακινήτου
• οι όροι ανανέωσης ή λύσης
• τυχόν ειδικές συμφωνίες

Η ηλεκτρονική υπογραφή δεν διορθώνει ένα ασαφές ή ελλιπές συμβόλαιο. Απλώς μπορεί να κάνει τη διαδικασία υπογραφής και διαχείρισης πιο οργανωμένη.

Η Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού

Μία επιλογή που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για συγκεκριμένα ιδιωτικά συμφωνητικά είναι η Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού μέσω του gov.gr.

Η διαδικασία μπορεί να δημιουργήσει ηλεκτρονικό έγγραφο με στοιχεία επαλήθευσης και ψηφιακή σφραγίδα. Σύμφωνα με τις σχετικές πληροφορίες της υπηρεσίας, η Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού έχει την ίδια ισχύ με έγγραφο που φέρει βεβαίωση γνησίου υπογραφής, όταν χρησιμοποιείται σύμφωνα με τη διαδικασία.

Πριν επιλέξεις αυτή τη λύση, έλεγξε:

• αν το συγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να βεβαιωθεί με αυτόν τον τρόπο
• αν χρειάζεται να υπογράψουν όλα τα μέρη
• αν τα στοιχεία των συμβαλλομένων είναι σωστά
• αν το τελικό αρχείο αποθηκεύτηκε και επαληθεύεται
• αν απαιτείται κάποια πρόσθετη διαδικασία για τη συγκεκριμένη πράξη

Η ψηφιακή βεβαίωση δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως γενική λύση για κάθε νομικό έγγραφο.

Ποια έγγραφα μπορεί να χρειάζονται ειδικό τύπο

Ορισμένες πράξεις μπορεί να απαιτούν συμβολαιογραφικό έγγραφο, ειδικό τύπο, καταχώριση ή συμμετοχή αρμόδιου επαγγελματία. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μία απλή ηλεκτρονική υπογραφή δεν αντικαθιστά τις ειδικές διατυπώσεις που προβλέπει η νομοθεσία.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται όταν το έγγραφο:

• αφορά δικαιώματα που απαιτούν συμβολαιογραφικό τύπο
• συνδέεται με μεταβίβαση ή εμπράγματο δικαίωμα
• απαιτεί καταχώριση σε δημόσιο μητρώο
• περιλαμβάνει εκπροσώπηση άλλου προσώπου
• αφορά εταιρεία ή νομικό πρόσωπο
• έχει ειδικές απαιτήσεις από δημόσια υπηρεσία
• προορίζεται να χρησιμοποιηθεί σε δικαστική ή διοικητική διαδικασία

Το αν ένα έγγραφο μπορεί να υπογραφεί ψηφιακά δεν απαντά από μόνο του στο αν αρκεί για τη συγκεκριμένη νομική πράξη.

Πώς να ελέγξεις μία ηλεκτρονική υπογραφή

Μετά την υπογραφή, δεν αρκεί να ανοίξεις το PDF και να δεις ένα οπτικό σημάδι. Είναι σημαντικό να ελέγξεις αν η υπογραφή μπορεί να επαληθευτεί και αν το έγγραφο έχει παραμείνει αμετάβλητο.

Έλεγξε:

• ποιος εμφανίζεται ως υπογράφων
• αν το πιστοποιητικό ήταν ενεργό κατά την υπογραφή
• αν το έγγραφο έχει τροποποιηθεί μετά την υπογραφή
• αν εμφανίζεται ημερομηνία και ώρα
• αν υπάρχει δυνατότητα επαλήθευσης
• αν η τελική έκδοση είναι αυτή που υπέγραψαν όλα τα μέρη

Αποθήκευσε το πρωτότυπο ηλεκτρονικό αρχείο. Μην βασίζεσαι μόνο σε εκτυπωμένη έκδοση ή σε screenshot της υπογραφής.

Πώς να οργανώσεις τα ψηφιακά συμβόλαια

Η ψηφιακή υπογραφή είναι μόνο ένα μέρος της διαδικασίας. Η σωστή αρχειοθέτηση είναι εξίσου σημαντική, ειδικά όταν διαχειρίζεσαι περισσότερα από ένα ακίνητα.

Για κάθε μίσθωση μπορείς να οργανώνεις:

• το αρχικό συμβόλαιο
• τις τροποποιήσεις
• τα παραρτήματα
• τις ψηφιακές υπογραφές ή βεβαιώσεις
• τις σχετικές επικοινωνίες
• τα έγγραφα παράδοσης
• τις επόμενες ημερομηνίες
• το ιστορικό αλλαγών

Χρησιμοποίησε σταθερή ονομασία αρχείων, όπως:

Ακίνητο_Ενοικιαστής_ΤύποςΕγγράφου_Ημερομηνία

Απέφυγε ονόματα όπως «τελικό.pdf», «τελικό2.pdf» ή «νέο τελικό.pdf». Είναι δύσκολο να γνωρίζεις ποια έκδοση είναι πραγματικά η πιο πρόσφατη.

Πλεονεκτήματα των ψηφιακών συμβολαίων

Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, τα ψηφιακά συμβόλαια μπορούν να προσφέρουν:

• λιγότερη γραφειοκρατία
• ταχύτερη ανταλλαγή εγγράφων
• λιγότερες εκτυπώσεις
• ευκολότερη πρόσβαση σε αρχεία
• καλύτερη παρακολούθηση εκδόσεων
• πιο οργανωμένη διαδικασία υπογραφής
• μικρότερο κίνδυνο απώλειας εγγράφων

Για έναν ιδιοκτήτη με περισσότερες μισθώσεις, η εξοικονόμηση χρόνου μπορεί να είναι σημαντική. Η αξία όμως προκύπτει όταν η ψηφιακή υπογραφή συνδυάζεται με σωστή διαχείριση αρχείων και ημερομηνιών.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγεις

Μερικά συχνά λάθη είναι:

• χρήση απλής εικόνας υπογραφής χωρίς έλεγχο
• αποστολή διαφορετικών εκδόσεων του ίδιου εγγράφου
• υπογραφή χωρίς έλεγχο των στοιχείων
• αποθήκευση μόνο της εκτυπωμένης έκδοσης
• απουσία ημερομηνίας ή σαφούς τίτλου
• μη έλεγχος της εγκυρότητας του πιστοποιητικού
• υπόθεση ότι κάθε έγγραφο μπορεί να υπογραφεί με τον ίδιο τρόπο
• παράλειψη νομικού ελέγχου σε ειδικές περιπτώσεις

Η ευκολία της ψηφιακής διαδικασίας δεν πρέπει να οδηγεί σε βιαστική υπογραφή.

Πρακτική λίστα ελέγχου

Πριν ολοκληρώσεις ένα ψηφιακό συμβόλαιο, έλεγξε:

• Είναι σωστά τα στοιχεία όλων των μερών;
• Περιγράφεται σωστά το ακίνητο;
• Είναι ξεκάθαροι οι βασικοί όροι;
• Χρησιμοποιείται η κατάλληλη μορφή υπογραφής;
• Έχουν υπογράψει όλα τα απαραίτητα μέρη;
• Μπορεί να επαληθευτεί η υπογραφή;
• Έχει αποθηκευτεί το πρωτότυπο αρχείο;
• Έχει καταγραφεί η ημερομηνία ολοκλήρωσης;
• Υπάρχουν επόμενες ενέργειες ή ημερομηνίες;
• Χρειάζεται έλεγχος από δικηγόρο ή άλλο επαγγελματία;

Πώς βοηθά ένα εργαλείο διαχείρισης ακινήτων

Η χρήση ψηφιακών συμβολαίων είναι πιο αποτελεσματική όταν τα έγγραφα συνδέονται με τη σωστή μίσθωση και το σωστό ακίνητο.

Ένα οργανωμένο εργαλείο διαχείρισης μπορεί να βοηθήσει στην παρακολούθηση:

• των ενεργών μισθώσεων
• των συμβολαίων
• των εκκρεμών υπογραφών
• των τροποποιήσεων
• των ημερομηνιών λήξης
• των επόμενων ενεργειών
• του ιστορικού κάθε εγγράφου

Έτσι, δεν χρειάζεται να αναζητάς ένα συμβόλαιο σε διαφορετικά email ή φακέλους. Η ψηφιακή διαδικασία αποκτά αξία όταν μειώνει όχι μόνο το χαρτί, αλλά και την αβεβαιότητα γύρω από το ποιο έγγραφο ισχύει και ποια ενέργεια ακολουθεί.

Συμπέρασμα

Τα ψηφιακά συμβόλαια και η e-υπογραφή μπορούν να κάνουν τη διαχείριση μισθώσεων πιο γρήγορη και οργανωμένη. Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή έχει ισοδύναμη νομική ισχύ με την ιδιόχειρη, ενώ υπάρχουν και συγκεκριμένες ψηφιακές υπηρεσίες για ιδιωτικά συμφωνητικά.

Ωστόσο, δεν είναι κάθε ψηφιακή εικόνα υπογραφής ισοδύναμη με εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή και δεν μπορούν όλες οι νομικές πράξεις να ολοκληρωθούν με τον ίδιο τρόπο.

Έλεγξε το είδος του εγγράφου, χρησιμοποίησε την κατάλληλη διαδικασία, κράτησε το πρωτότυπο ηλεκτρονικό αρχείο και ζήτησε επαγγελματική συμβουλή όταν υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις. Με αυτόν τον τρόπο, η ψηφιοποίηση μπορεί να μειώσει τη γραφειοκρατία χωρίς να υποβαθμίζει την ασφάλεια και την ορθότητα της διαδικασίας.