Αυτοματισμοί που γλιτώνουν χρόνο σε κάθε ιδιοκτήτη

Η διαχείριση ενός ή περισσότερων ακινήτων περιλαμβάνει πολλές επαναλαμβανόμενες εργασίες. Υπενθυμίσεις για πληρωμές, έλεγχος λήξεων, αποστολή ενημερώσεων, παρακολούθηση εγγράφων και συντονισμός επισκευών μπορούν να καταλαμβάνουν σημαντικό μέρος της ημέρας ενός ιδιοκτήτη.

Οι αυτοματισμοί βοηθούν να οργανώσεις αυτές τις εργασίες χωρίς να βασίζεσαι αποκλειστικά στη μνήμη σου. Ο στόχος δεν είναι να αντικαταστήσουν την ανθρώπινη επικοινωνία, αλλά να μειώσουν τις επαναλήψεις και να σε βοηθήσουν να γνωρίζεις ποια ενέργεια ακολουθεί.

Τι είναι οι αυτοματισμοί στη διαχείριση ακινήτων

Αυτοματισμός είναι μία προκαθορισμένη ενέργεια που ενεργοποιείται όταν συμβαίνει κάτι συγκεκριμένο ή όταν πλησιάζει μία ημερομηνία.

Για παράδειγμα:

• όταν πλησιάζει η ημερομηνία πληρωμής, δημιουργείται υπενθύμιση
• όταν μία μίσθωση πλησιάζει στη λήξη της, εμφανίζεται σχετική ειδοποίηση
• όταν καταγράφεται ένα αίτημα ενοικιαστή, δημιουργείται επόμενη ενέργεια
• όταν υπάρχει εκκρεμές έγγραφο, εμφανίζεται στις ανοιχτές εργασίες
• όταν ολοκληρώνεται μία εργασία, ενημερώνεται το ιστορικό της μίσθωσης

Ένας καλός αυτοματισμός δεν προσθέτει περιττή πολυπλοκότητα. Κάνει μία επαναλαμβανόμενη εργασία πιο σταθερή και πιο εύκολη στην παρακολούθηση.

Ποιες εργασίες αξίζει να αυτοματοποιήσεις

Δεν χρειάζεται να αυτοματοποιήσεις τα πάντα. Ξεκίνα από εργασίες που επαναλαμβάνονται συχνά και μπορούν εύκολα να ξεχαστούν.

Υπενθυμίσεις πληρωμών

Οι ημερομηνίες πληρωμής διαφέρουν από μίσθωση σε μίσθωση. Όταν έχεις πολλά ακίνητα, είναι δύσκολο να θυμάσαι κάθε ημερομηνία χωρίς κάποιο σύστημα υπενθυμίσεων.

Μπορείς να οργανώσεις:

• υπενθύμιση πριν από την ημερομηνία πληρωμής
• ειδοποίηση για εκκρεμή πληρωμή
• επανέλεγχο μετά την ημερομηνία πληρωμής
• καταγραφή της κατάστασης κάθε μίσθωσης

Έτσι δεν χρειάζεται να ελέγχεις χειροκίνητα όλα τα αρχεία κάθε ημέρα.

Λήξεις μισθώσεων

Η ημερομηνία λήξης μίας μίσθωσης είναι σημαντική για τον προγραμματισμό των επόμενων ενεργειών. Μπορεί να χρειάζεται επικοινωνία με τον ενοικιαστή, ανανέωση, αναπροσαρμογή ή προετοιμασία για νέα μίσθωση.

Μία έγκαιρη υπενθύμιση μπορεί να σε βοηθήσει να:

• ελέγξεις τους όρους της μίσθωσης
• προετοιμάσεις την επικοινωνία
• οργανώσεις τυχόν αναπροσαρμογή
• προγραμματίσεις έλεγχο του ακινήτου
• αποφασίσεις αν χρειάζεται ανανέωση ή νέα αναζήτηση ενοικιαστή

Αναπροσαρμογές μισθωμάτων

Οι αναπροσαρμογές χρειάζονται σωστή καταγραφή και έγκαιρη υπενθύμιση. Για κάθε μίσθωση μπορείς να κρατάς την ημερομηνία εφαρμογής, το τρέχον μίσθωμα και την επόμενη ενέργεια.

Ο αυτοματισμός δεν αποφασίζει για τους όρους της μίσθωσης. Σε βοηθά να μη χάσεις την ημερομηνία και να έχεις χρόνο να ελέγξεις τι προβλέπει η συμφωνία.

Έγγραφα και υπογραφές

Μπορεί να υπάρχουν εκκρεμή μισθωτήρια, τροποποιήσεις, παραστατικά ή άλλα έγγραφα που χρειάζονται έλεγχο και αποθήκευση.

Χρήσιμες υπενθυμίσεις είναι:

• έγγραφο που χρειάζεται υπογραφή
• μισθωτήριο που δεν έχει ολοκληρωθεί
• παραστατικό που πρέπει να αποθηκευτεί
• ασφαλιστήριο που πλησιάζει στη λήξη
• αρχείο που χρειάζεται επικαιροποίηση

Η οργάνωση των εγγράφων γίνεται ακόμη πιο αποτελεσματική όταν κάθε αρχείο συνδέεται με το σωστό ακίνητο και τη σωστή μίσθωση. Για περισσότερες πρακτικές ιδέες, δες τον οδηγό Πώς να οργανώσεις τα έγγραφα πολλαπλών ακινήτων ψηφιακά.

Αυτοματισμοί στην επικοινωνία με ενοικιαστές

Η επικοινωνία δεν πρέπει να γίνεται απρόσωπη. Οι αυτοματισμοί μπορούν όμως να βοηθήσουν στις επαναλαμβανόμενες ενημερώσεις και να μειώσουν τον κίνδυνο να ξεχαστεί ένα follow-up.

Μπορείς να χρησιμοποιείς υπενθυμίσεις για:

• απάντηση σε εκκρεμές αίτημα
• ενημέρωση για προγραμματισμένη επισκευή
• επιβεβαίωση ολοκλήρωσης εργασίας
• αποστολή σχετικού εγγράφου
• επανεπικοινωνία μετά από ένα πρόβλημα

Η προσωπική κρίση και η ανθρώπινη επικοινωνία παραμένουν απαραίτητες, ιδιαίτερα σε θέματα που αφορούν επισκευές, καθυστερήσεις ή αλλαγές στους όρους μίσθωσης.

Αυτοματισμοί για συντήρηση και επισκευές

Οι εργασίες συντήρησης μπορεί να είναι προγραμματισμένες ή έκτακτες. Σε κάθε περίπτωση, είναι χρήσιμο να γνωρίζεις τι πρέπει να γίνει, ποιος έχει αναλάβει την εργασία και ποια είναι η επόμενη ενέργεια.

Για κάθε εργασία μπορείς να παρακολουθείς:

• ακίνητο
• περιγραφή προβλήματος
• ημερομηνία αναφοράς
• προτεραιότητα
• συνεργάτη ή τεχνικό
• εκτιμώμενο κόστος
• κατάσταση εργασίας
• ημερομηνία ολοκλήρωσης

Οι επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως περιοδικοί έλεγχοι ή συντηρήσεις, μπορούν να προγραμματίζονται εκ των προτέρων. Έτσι μειώνεται η πιθανότητα να αντιμετωπίζεις ένα πρόβλημα μόνο όταν γίνει επείγον.

Πώς να ξεκινήσεις χωρίς υπερβολή

Η καλύτερη προσέγγιση είναι να ξεκινήσεις με λίγους αυτοματισμούς και να αξιολογήσεις αν πραγματικά σε βοηθούν.

Βήμα 1: Κατέγραψε τις επαναλήψεις

Σημείωσε ποιες εργασίες κάνεις κάθε εβδομάδα ή κάθε μήνα. Αυτές είναι οι πρώτες υποψήφιες για οργάνωση.

Βήμα 2: Ξεχώρισε τις σημαντικές ημερομηνίες

Κατέγραψε λήξεις, πληρωμές, αναπροσαρμογές, ανανεώσεις και προγραμματισμένες εργασίες.

Βήμα 3: Όρισε την επόμενη ενέργεια

Κάθε εκκρεμότητα πρέπει να έχει σαφή επόμενη ενέργεια. Για παράδειγμα:

• «Επικοινώνησε με τον ενοικιαστή»
• «Έλεγξε το μισθωτήριο»
• «Ζήτησε προσφορά από τεχνικό»
• «Αποθήκευσε το παραστατικό»

Βήμα 4: Έλεγξε τα αποτελέσματα

Μετά από λίγες εβδομάδες, δες αν οι αυτοματισμοί μειώνουν τον χρόνο διαχείρισης ή αν δημιουργούν περισσότερες ειδοποιήσεις από όσες χρειάζεσαι.

Πότε οι αυτοματισμοί δεν βοηθούν

Ένας αυτοματισμός δεν είναι χρήσιμος μόνο και μόνο επειδή υπάρχει. Μπορεί να δημιουργήσει περισσότερη σύγχυση όταν:

• ενεργοποιείται πολύ συχνά
• εμφανίζει ειδοποιήσεις χωρίς σαφή ενέργεια
• επαναλαμβάνει πληροφορίες που ήδη γνωρίζεις
• δεν συνδέεται με συγκεκριμένο ακίνητο ή μίσθωση
• δεν υπάρχει διαδικασία για το επόμενο βήμα
• αντικαθιστά την απαραίτητη προσωπική επικοινωνία

Η ποιότητα είναι πιο σημαντική από την ποσότητα. Λίγες ξεκάθαρες ειδοποιήσεις είναι πιο χρήσιμες από ένα σύστημα γεμάτο γενικές υπενθυμίσεις.

Πώς βοηθά το Nuarent

Το Nuarent βοηθά να οργανώνεις τις μισθώσεις, τις ημερομηνίες, τα έγγραφα και τις επόμενες ενέργειες σε ένα κεντρικό περιβάλλον.

Αντί να χρησιμοποιείς διαφορετικές σημειώσεις, ημερολόγια και αρχεία, μπορείς να έχεις πιο καθαρή εικόνα για:

• τις ενεργές μισθώσεις
• τις επερχόμενες πληρωμές
• τις λήξεις
• τις αναπροσαρμογές
• τα εκκρεμή έγγραφα
• τα αιτήματα και τις εργασίες
• τις επόμενες ενέργειες

Οι αυτοματισμοί έχουν πραγματική αξία όταν σε βοηθούν να γνωρίζεις τι χρειάζεται να γίνει και πότε. Δεν είναι αυτοσκοπός, αλλά εργαλείο για πιο ήρεμη και συνεπή διαχείριση.

Για περισσότερες πρακτικές οδηγίες σχετικά με τη διαχείριση portfolio, δες τον οδηγό διαχείρισης πολλών ακινήτων για επενδυτές και property managers.

Συμπέρασμα

Οι αυτοματισμοί μπορούν να μειώσουν σημαντικά τον χρόνο που αφιερώνεις σε επαναλαμβανόμενες εργασίες. Υπενθυμίσεις πληρωμών, λήξεις μισθώσεων, αναπροσαρμογές, έγγραφα και εργασίες συντήρησης είναι μερικά από τα σημεία όπου μπορούν να βοηθήσουν περισσότερο.

Ξεκίνα με τις εργασίες που επαναλαμβάνονται συχνά και είναι εύκολο να ξεχαστούν. Στη συνέχεια, σύνδεσε κάθε υπενθύμιση με ένα συγκεκριμένο ακίνητο, μία μίσθωση και μία ξεκάθαρη επόμενη ενέργεια.

Με τη σωστή οργάνωση, οι αυτοματισμοί δεν κάνουν τη διαχείριση πιο απρόσωπη. Την κάνουν πιο συνεπή, πιο προβλέψιμη και λιγότερο εξαρτημένη από τη μνήμη σου.