Παρακολούθηση ενοικίων: Excel vs. ειδική πλατφόρμα

Η παρακολούθηση των ενοικίων είναι μία από τις πιο σημαντικές εργασίες για κάθε ιδιοκτήτη ακινήτου. Δεν αρκεί να γνωρίζεις το συμφωνημένο μίσθωμα. Χρειάζεται να βλέπεις τι αναμένεται, τι πληρώθηκε, τι καθυστερεί και ποια μίσθωση συνδέεται με κάθε πληρωμή.

Για ένα ή δύο ακίνητα, το Excel μπορεί να φαίνεται αρκετό. Όσο όμως αυξάνονται οι μισθώσεις, οι ενοικιαστές και οι ημερομηνίες πληρωμής, η χειροκίνητη διαχείριση γίνεται πιο απαιτητική.

Η επιλογή ανάμεσα σε Excel και ειδική πλατφόρμα εξαρτάται από το μέγεθος του portfolio, την πολυπλοκότητα των μισθώσεων και τον χρόνο που θέλεις να αφιερώνεις κάθε μήνα στην ενημέρωση των στοιχείων.

Τι πρέπει να παρακολουθείς

Πριν επιλέξεις εργαλείο, είναι χρήσιμο να γνωρίζεις ποια δεδομένα πρέπει να έχεις υπό έλεγχο.

Για κάθε μίσθωση μπορεί να χρειάζεται να παρακολουθείς:

• συμφωνημένο μηνιαίο μίσθωμα
• ημερομηνία πληρωμής
• ποσό που καταβλήθηκε
• τυχόν καθυστερήσεις
• υπόλοιπα ή οφειλές
• εγγύηση
• ημερομηνία έναρξης και λήξης
• αναπροσαρμογές μισθώματος
• στοιχεία ενοικιαστή
• ακίνητο που αφορά η πληρωμή
• σχετικά παραστατικά ή έγγραφα

Όταν έχεις λίγες μισθώσεις, αυτά τα στοιχεία μπορούν να καταγραφούν εύκολα σε ένα απλό αρχείο. Όταν όμως τα δεδομένα αυξάνονται, χρειάζεται μεγαλύτερη συνέπεια και καλύτερη σύνδεση μεταξύ τους.

Παρακολούθηση ενοικίων με Excel

Το Excel είναι μία εύκολη και οικονομική λύση για την αρχική καταγραφή ενοικίων. Μπορείς να δημιουργήσεις στήλες για τα ακίνητα, τους ενοικιαστές, τα ποσά και τις ημερομηνίες πληρωμής.

Ένα βασικό φύλλο μπορεί να περιλαμβάνει:

Το Excel μπορεί να λειτουργήσει καλά όταν:

• έχεις λίγα ακίνητα
• οι μισθώσεις είναι απλές
• οι ημερομηνίες πληρωμής δεν διαφέρουν σημαντικά
• ενημερώνεις συστηματικά το αρχείο
• δεν χρειάζεσαι σύνδεση με έγγραφα ή επικοινωνίες
• θέλεις έναν απλό πίνακα αναφοράς

Το βασικό μειονέκτημα είναι ότι η ενημέρωση γίνεται χειροκίνητα. Αν ξεχάσεις να σημειώσεις μία πληρωμή ή ενημερώσεις λάθος γραμμή, η συνολική εικόνα μπορεί να μην είναι αξιόπιστη.

Πότε το Excel γίνεται δύσχρηστο

Το Excel αρχίζει να δυσκολεύει όταν χρησιμοποιείς πολλά φύλλα, σύνθετους τύπους ή διαφορετικά αρχεία για κάθε ακίνητο. Τότε μπορεί να χρειάζεται περισσότερος χρόνος για τη συντήρηση του αρχείου από ό,τι για την ίδια τη διαχείριση.

Συνηθισμένα προβλήματα είναι:

• ξεχασμένες ενημερώσεις
• διπλές εγγραφές
• λάθος ποσά
• παλιές εκδόσεις αρχείων
• δυσκολία στην αναζήτηση ιστορικού
• απουσία αυτόματων υπενθυμίσεων
• αδυναμία σύνδεσης πληρωμών με έγγραφα
• περιορισμένη εικόνα των συνολικών εκκρεμοτήτων

Ένα αρχείο μπορεί να δείχνει ότι ένα ενοίκιο είναι «πληρωμένο», χωρίς να είναι εύκολο να βρεις πότε πληρώθηκε, ποιο παραστατικό το επιβεβαιώνει ή σε ποια μίσθωση αναφέρεται.

Παρακολούθηση με ειδική πλατφόρμα

Μια ειδική πλατφόρμα διαχείρισης ακινήτων οργανώνει τις πληροφορίες γύρω από το ακίνητο και τη μίσθωση. Δεν λειτουργεί απλώς ως ένας πίνακας με ποσά. Συνδέει τα δεδομένα ώστε να έχεις πιο ολοκληρωμένη εικόνα.

Μπορεί να συνδέει:

• ακίνητο
• ενοικιαστή
• μίσθωση
• συμφωνημένο μίσθωμα
• πληρωμές
• καθυστερήσεις
• έγγραφα
• λήξεις
• αναπροσαρμογές
• επόμενες ενέργειες

Αυτό σημαίνει ότι μπορείς να βλέπεις τι συμβαίνει με κάθε μίσθωση χωρίς να αναζητάς πληροφορίες σε πολλά διαφορετικά αρχεία.

Μια πλατφόρμα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν:

• διαχειρίζεσαι αρκετά ακίνητα
• έχεις πολλούς ενοικιαστές
• οι ημερομηνίες πληρωμής διαφέρουν
• χρειάζεσαι ιστορικό πληρωμών
• θέλεις υπενθυμίσεις για λήξεις ή καθυστερήσεις
• αποθηκεύεις έγγραφα για κάθε μίσθωση
• συνεργάζεσαι με property manager ή άλλα άτομα
• χρειάζεσαι πρόσβαση στα στοιχεία σου από διαφορετικές συσκευές

Excel ή πλατφόρμα;

Η σύγκριση δεν αφορά μόνο το κόστος. Αφορά κυρίως τον χρόνο, την ακρίβεια και την ορατότητα που χρειάζεσαι.

Το Excel είναι κατάλληλο για απλή καταγραφή. Η ειδική πλατφόρμα είναι πιο χρήσιμη όταν θέλεις να περιορίσεις τη χειροκίνητη εργασία και να συνδέσεις τις πληροφορίες της κάθε μίσθωσης.

Πώς να επιλέξεις τη σωστή λύση

Για να αποφασίσεις, ξεκίνα με μερικές πρακτικές ερωτήσεις:

• Πόσα ακίνητα διαχειρίζεσαι σήμερα;
• Πόσους ενοικιαστές έχεις;
• Πόσες διαφορετικές ημερομηνίες πληρωμής παρακολουθείς;
• Πόσο συχνά ενημερώνεις τα αρχεία σου;
• Έχεις ξεχάσει ποτέ κάποια πληρωμή ή λήξη;
• Χρειάζεσαι πρόσβαση στα στοιχεία σου από το κινητό;
• Θέλεις να συνδέεις πληρωμές με μισθωτήρια και παραστατικά;
• Συνεργάζεται κάποιος άλλος μαζί σου στη διαχείριση;

Αν οι ανάγκες σου παραμένουν απλές, ένα οργανωμένο Excel μπορεί να είναι αρκετό. Αν όμως η παρακολούθηση απαιτεί πολλά αρχεία, υπενθυμίσεις και διασταυρώσεις, μία ειδική πλατφόρμα μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει τα λάθη.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια πλατφόρμα

Πριν επιλέξεις λογισμικό διαχείρισης ακινήτων, έλεγξε αν προσφέρει τις λειτουργίες που χρειάζεσαι πραγματικά.

Χρήσιμα στοιχεία είναι:

• κεντρική εικόνα όλων των ακινήτων
• καταγραφή μισθώσεων
• παρακολούθηση πληρωμών
• ιστορικό ενεργειών
• ειδοποιήσεις για σημαντικές ημερομηνίες
• αποθήκευση εγγράφων
• εύκολη αναζήτηση
• πρόσβαση από διαφορετικές συσκευές
• σαφής εικόνα εκκρεμοτήτων

Δεν χρειάζεται να επιλέξεις το πιο σύνθετο εργαλείο. Χρειάζεται να επιλέξεις αυτό που ταιριάζει στον τρόπο που διαχειρίζεσαι τα ακίνητά σου.

Πώς βοηθά το Nuarent

Το Nuarent οργανώνει τις πληροφορίες της μίσθωσης σε ένα κεντρικό περιβάλλον. Έτσι μπορείς να έχεις καλύτερη εικόνα για τα ακίνητα, τους ενοικιαστές, τα συμφωνημένα μισθώματα, τις πληρωμές και τις επόμενες ενέργειες.

Αντί να χρησιμοποιείς ένα ξεχωριστό αρχείο για κάθε ανάγκη, μπορείς να συνδέεις την καθημερινή διαχείριση γύρω από κάθε ακίνητο και κάθε μίσθωση.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την οργάνωση ενός portfolio, δες τον οδηγό διαχείρισης πολλών ακινήτων για επενδυτές και property managers.

Αν θέλεις να οργανώσεις καλύτερα και τα σχετικά μισθωτήρια, παραστατικά και αρχεία, δες επίσης τον οδηγό Πώς να οργανώσεις τα έγγραφα πολλαπλών ακινήτων ψηφιακά.

Συμπέρασμα

Το Excel μπορεί να είναι ένα χρήσιμο πρώτο βήμα για την παρακολούθηση ενοικίων. Δεν αποτελεί όμως πάντα την καλύτερη λύση όταν αυξάνονται τα ακίνητα, οι ενοικιαστές και οι παράλληλες υποχρεώσεις.

Η ειδική πλατφόρμα διαχείρισης ακινήτων προσφέρει πιο οργανωμένη εικόνα και μπορεί να συνδέσει πληρωμές, μισθώσεις, έγγραφα και ημερομηνίες σε ένα σημείο.

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το portfolio και τον χρόνο που θέλεις να διαθέτεις στη διαχείριση. Αν το Excel αρχίζει να δημιουργεί περισσότερη δουλειά από όση εξοικονομεί, είναι πιθανό να έχει έρθει η στιγμή να εξετάσεις μία πιο ολοκληρωμένη λύση.